سایت تخصصی روانشناسی

• توجه به مفهوم فراطلایی زمان
• از بین بردن عوامل مخرب زمان
• تقسیم بندی و تفکیک زمان
• هدف گذاری امور زندگی
• سازماندهی فعالیتها و برنامه‌های زندگی
• عزم و اراده برای اجرای برنامه‌ها

نکته حائز اهمیت اینکه ، هر یک از موارد فوق ، مکمل مورد قبلی بوده و توجه به یک مرحله و غافل ماندن از مراحل بعدی ، نمی‌تواند فرد را به موفقیت در عرصه‌های زندگی برساند. بنابراین ضروری است که تمامی مراحل گفته شده به صورت سلسله مراتب به اجرا درآید تا نتیجه نهایی و مطلوب حاصل گردد. برای هر فردی در همه عرصه‌های زندگی وقت ارزشی فراطلایی دارد. ارزش گذاردن بر ثانیه‌های زندگی ، زیربنایی‌ترین قدم در راه کنترل و مدیریت زمان به شمار می‌آید و این به معنای حساسیت داشتن به زمان است. برای مشخص شدن این موضوع که ارزش وقت ، توسط شما درک می‌شود یا نه، به این سوال پاسخ دهید که آیا برای وقت و زمان خود واقعا ارزش قائل هستید یا نه؟ و دلایل آنرا برای خود مشخص کنید.

عوامل مخرب زمان
وقت با سه نوع از عوامل مخرب روبروست که در این میان ، عادتهای غلط فرد ، مهمترین عامل مخرب زمان به شمار می‌آید. تجربه نشان داده است که با کنترل چند نوع از عوامل مخرب ، می‌توان سایر آفتها را نیز محدود کرد. برای شناسایی عوامل تخریبی زمان ، بایستی به بررسی و مطالعه منشها و روشهای خود پرداخت و آفات موجود را شناسایی کرد.

برای شناسایی آفتهای وقت ، بررسی عملکرد روزانه یکی از راههای مناسب به شمار می‌آید که در این راستا ، فرد می‌تواند با یادداشت عملکرد روزانه خود و تجزیه و تحلیل آن در طول روزها ، هفته‌ها و ماهها ، اشکالات موجود را دریابد. چنانکه گفته شد، شناسایی آفتهای تخریبی زمان ، یک گام اساسی در راه مبارزه به شمار می‌آید و نکته اینکه ، شناسایی این عوامل ، برخی راه حلهای مناسب را نیز روشن خواهد کرد.

برای مبارزه با آفتهای مربوط به خلق و خوی افراد که زمان را تلف می‌کنند، بهترین راه ، برقراری یک انضباط شخصی مستمر است که موجب بروز تغییرات تدریجی در این راه می‌گردد. از آنجا که عادتهای نامناسب به صورت تدریجی شکل می‌گیرند و موجب تخریب زمان می‌گردند، لذا تغییر این عادات نیز در طول زمان میسر خواهد بود، بر این اساس ، بایستی سرلوحه کار در شناسایی و از بین بردن عوامل مخرب زمان باشد.
راهکارهای مدیریت زمان
نکته دیگر در راستای مدیریت زمان ، این است که فرد بایستی ارزش زمان را درک کند و اجزای زمان را به خوبی بشناسد. به دنبال شناسایی زمان به راهبردهای عملی‌تر دست بزند که در این میان ، موارد زیر حائز اهمیت می‌باشند:

• تقسیم بندی و تفکیک زمان
• اولویت بندی امور زندگی
• بهبود زمان و مدت بهره برداری از وقت

در راستای تقسیم بندی و تفکیک زمان ، یک فرد بایستی اوقات مربوط به یک روز ، یک هفته و یک ماه را بطور واضح مشخص کند. مشخص شدن این اوقات موجب بوجود آمدن وقت اضافی برای فرد خواهد شد. در نخستین گام در تقسیم بندی زمان ، باید مشخص شود که فرد در یک هفته چند ساعت مطالعه ، خواب ، رفت و آمد ، نظافت شخصی ، صرف غذا و اوقات فراغت دارد و در همین راستا فرد بایستی برای انجام کارهای مورد نظر در یک روز ، یک هفته ، یک ماه ، سه ماه و شش ماه ، یک قاعده و معیار زمانی مشخصی داشته باشد. بنابراین هدف از تفکیک اوقات این است که بدانیم، بطور کلی اوقات شما چگونه صرف می‌شود و از چه قسمتهایی می‌توان کاست و برای آن ، برنامه‌های دیگری جایگزین کرد.

بطور مثال ، فرض کنید که قصد دارید در رقابتهای فشرده آزمون کارشناسی ارشد شرکت کنید، باید از هم اکنون ، زمان را تحت نظارت خود در آورید و بدانید که زمان یک سرمایه نامرئی است. باید بدانید که وقت روزانه ، هفتگی و ماهانه خود را چگونه می‌گذرانید و برای موفقیت در آزمون کارشناسی ارشد ، چگونه باید آنرا تقسیم بندی کنید. بسیاری از افراد برای موفقیت در آزمونهای مختلف ، هزینه‌های فراوانی را متحمل می‌شوند، ولی به یک اصل مهم یعنی مدیریت زمان آزمون توجه نمی‌کنند. از طرفی ، بعضی افراد برنامه ریزی هم می‌کنند، پس برنامه ریزی آنان منطبق با استانداردهای علمی نیست و چه بسا ، یکی از علل مهم شکستشان در آزمون ، همین امر می‌باشد.

اولویت‌بندی فعالیت‌ها
اولویت‌بندی یکی از مهمترین قدم‌های مدیریت زمان است. این عمل کمک می‌کند که موارد زمان‌بر که نه اوقات خوشی را ترتیب می‌دهند و نه کمک می‌کنند که به اهداف خود دست یابید را حذف کنید. این مرحله بیشترین تغییر در جهت افزایش زمان را به دنبال دارد. با تصمیم گیری در خصوص فعالیت‌هایی که باید انجام دهید و فعالیتهایی را که باید حذف کنید اولویت‌‌بندی را آغاز کنید.

برای تصمیم‌گیری در خصوص فعالیت‌هایی که باید انجام دهید، فعالیت‌هایی را تعیین کنید که از آنها لذت می‌برید و آنها را خوب انجام می‌دهید. خیلی مهم است که هم از نظر حرفه‌ای و هم از نظر شخصی از کاری که انجام می‌دهید لذت ببرید. در گزارش خود کارهایی که از آنها لذت می‌برید و کارهایی که برای شما خوشایند نیستند را مشخص کنید. اکثریت روز شما باید صرف کارهایی شود که از انجام آنها لذت می‌برید.

در حالی که مهم است از انجام یک کار لذت ببرید، نیز مهم است که آن را خوب انجام دهید. در تعیین اینکه چه کارهایی را انجام دهید و چه کارهایی را تفویض کنید، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حیاتی است. تلاش نکنید مسئولیت‌هایی بیش از آنچه می‌توانید به صورت معقول انجام دهید را به عهده گیرید. بعد از تعیین کارهایی که از آنها لذت می‌برید و آنها را خوب انجام می‌دهید، شما آماده هستید که فعالیت‌های غیرضروری در زندگی خود را دور بریزید. تمام منابع موجود خود را پیدا کنید و فعالیت‌هایی را که بیش از توان خود می‌دانید تفویض کنید. بعد از اینکه فهرست کارهای روزانه را به میزان قابل قبولی از مسئولیت‌ها کاهش دادید، زمان برنامه‌ریزی فرا می‌رسد.

فقط بگو «نه»
در زندگی شخصی خود معمولاً با گفتن کلمه «نه» مشکل داریم. این موضوع موجب بیشتر تناقضات در وقت ما می‌شود. به خاطر اکراه طبیعی در گفتن نه، اغلب احساس تعهد نسبت به دوستان و خانواده خود داریم. آموزش به خود در استفاده از ابزار ارزشمند نه گفتن در تشخیص اهمیت اولویت‌های شخصی ضروری است.

چندین روش برای نه گفتن به صورت غیرمستقیم وجود دارد بطوری که دوستان و خانواده خود را نرنجانید. یک ذهن خلاق معمولاً قادر خواهد بود از شرایطی که با اولویت موجود وی تناقض دارند خلاصی یابد. اما عذر و بهانه همیشه ضروری نیست. اشکالی ندارد که با افراد رو راست بود و واقعیت را گفت. به افرادی که تقاضای اختصاص وقت را از شما دارند بگویید که شما مسئولیت‌هایی به عهده دارید که امکان برآوردن تقاضای آنها را فراهم نمی‌آورد. شما متعجب خواهید شد که می‌بینید که به چه سادگی روش مستقیم پذیرفته می‌شود.

 
 هدفگذاری کنید
وقتی بتوانید به صورت مؤثرتر «نه» بگویید، وقت بیشتری برای تخصیص در دست‌یابی به اهداف شخصی خود دارید. اهداف، حوزه خیلی مهمی از مدیریت زمان شخصی هستند. اهداف به ما کمک می‌کنند که از طریق ایجاد کار برای ما و اجازه تمرکز بر تلاش‌هایمان، زندگی خود را سازماندهی کنیم. هنگام هدفگذاری خیلی مهم است آنها را واقعی و قابل دستیابی تعریف کنیم. با تنظیم اهداف از پیش،‌ به خود اجازه می‌دهید که یک مسیر استراتژیک به سمت دستیابی به اهداف را برنامه‌ریزی کنید.

اهدافی تعریف کنید که به سادگی قابل دستیابی باشند. وقتی به اهداف تعریف شده رسیدید، برای هدفی که مشکل‌تر است اقدام کنید. این فرایند را ادامه دهید تا اینجا که احساس کنید که اهداف شما نه آسان و نه دور از دسترس هستند. این فرایند کند است اما به شما کمک می‌کند که یاد بگیرید چگونه به صورت موفقیت‌آمیز به اهداف خود دست یابید. نباید انتظار داشته باشید که تمام انتظاراتتان یک شبه برآورده شوند چرا که یک فرایند تدریجی است.

 اهداف خود را اولویت‌بندی کنید
وقتی اهداف خود را تنظیم کردید، باید آنها را اولویت‌بندی کنید. وقت گذاشتن و اولویت‌بندی اهداف در مدیریت زمان شخصی مؤثر حیاتی است. خیلی از ما از این مرحله می‌پریم اگر چه دوباره مجبور می‌شویم که برگردیم.

اهداف را به صورت روشن تعریف کنید و مشخص کنید که آنها چه هستند و چه اهمیتی دارند. اهدافی که اهمیت کم دارند می‌توانند به تعویق بیافتند. اجازه دهید اقلامی که به توجه بیشتر نیاز دارند ابتدا انجام شوند. شما می‌توانید یک فهرست از کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید و به هر یک از اقلام به نسبت اهمیت عددی اختصاص دهید یا اینکه فهرستی از اهداف اولویت‌بندی شده تهیه کنید. پیتر دراکر می‌گوید که «انجام دادن کارهای درست مهمتر از انجام درست کارهاست».

اقتصاددان ایتالیایی، ویلفردو پارتو، قانونی در اولویت‌بندی دارد. قانون پارتو می‌گوید که تقریباً 80 درصد نتیجه مورد نظر از بیست درصد تلاش‌هایی حاصل می‌شود که انجام می‌دهیم. برای اینکه کارهای خود را به صورت مؤثر اولویت‌بندی کنید، باید بیست درصد مهم را جدا کنید. وقتی کارهای مهم تعیین شدند شما می‌توانید بر اقداماتی تمرکز کنید که بیشترین نتیجه مورد نظر را حاصل می‌کنند. هنگام تحلیل چگونگی گذراندن اوقات خود (بخش 2-1) متوجه خواهید شد که خیلی از اوقات شما صرف کارهای کوچک و ناچیز می‌شود. به همین دلیل توان شما صرف حوزه‌های اصلی و حیاتی که نیازمند تلاش بیشتر هستند نمی‌شود. قانون پارتو را برای اولویت‌بندی به کار برید و خواهید دید که زمان و اهداف تحقق یافته شما بیشتر خواهند شد.

آیا شما زمان را مدیریت میکنید یا زمان شما را؟!
شما باید از خود چهار سوال ساده بپرسید:

شما با کارهایی که اصلا نباید انجام شود، چه بوسیله شما چه بوسیله هر فرد دیگر، چه میکنید؟
شما با کارهایی که دیگران مانند شما و یا بهتر از شما میتوانند انجام دهند چه میکنید؟
شما با کارهایی که وقت دیگران را هدر میدهند چه میکنید؟
شما با کارهایی که وقت خود را هدر میدهند چه میکنید؟

اگر شما جوابی برای این سوالات ندارید، یا بسیار کامل هستید که در نتیجه به این مدیریت احتیاجی ندارید، یا اینکه با خودتان صادق نیستید.

در اینجا به هدر دهنده های وقت و دزدان زمان اشاره میشود. شما بدون فکر کردن زیاد میتوانند مواردی را هم خود اضافه کنید.

اتلاف کننده های زمان – راهایی که شما نمیتوانید بهترین بهره را از زمان ببرید.

تلاش بیش از حد در یک کار
تعلل کردن و پشت گوش انداختن
وقفه ایجاد کردن در میان یک کار
گوش ندادن
ناتوان بودن در گفتن "نه"
ناتوان بودن در نتظیم اولویتها
همه را در یک کار سهیم کردن
زیاد از حد به جزئیات توجه کردن
کم توجهی به مطالب اصلی
بی برنامگی
کم توجهی به کل کار و اهداف آن
انجام دادن یک کار جزء جزء شده
کم توجهی به استراحت و آرامش که سبب ایجاد اشتباه و خستگی مفرط میشود

دزدان زمان- راهایی که وقت شما توسط دیگران یا دیگر مسایل حاشیه ای هدر میرود.

اطلاعات (فقدان، ناکافی، نا واضح)
مطالب خواندنی بسیار زیاد
جلسات (خیلی زیاد، خیلی طولانی)
تلفن (ناتوانی در برقراری ارتباط موقع نیاز (مشترک مورد نظر در دسترس نمیباشد!)، مزاحمهایی که میان تلفن شما وارد میشوند، زیاد صحیت کردن با تلفن)
کمبود نیروی حمایتی
سیستمهای فایل بندی و طبقه بندی (ضعیف، پیچیده)
نقصهای فنی (ماشین، کامپیوتر، آسانسور)
افراد دیگر (تنبل، غایب، متاخر)

راههای مدیریت زمان

یک گزارش روزانه از کارهای خود داشته باشید و آن را بررسی کنید و آنالیز کنید تا ببینید وقت شما کجا میرود. میتوانید این گزارش را روی کاغذ داشته باشید (سررسید، Filofex ) و یا از نرم افزارها ( MS-Outlook, Lotus notes ) و یا سخت افزارهای مربوطه ( I mate, Palm ) استفاده نمایید. در مرحله بعد باید تصمیم بگیرید چگونه از وقت خود استفاده نمایید.

یکی از اصول مهم مدیریت زمان اصل 20 - 80 است، یعنی از %20 زمان برای انجام %80 کارهایت استفاده کن. موفقیت در مدیریت صحیح زمان وابسته به تشخیص کارهای مهم است. در این مقاله قصد داریم تا تعدادی از راهکارهای مدیریت زمان را به شما معرفی کنیم.

از نظر مدیریت زمان کارها به چند دسته تقسیم می‌‌شوند:

۱- کارهای مهم و فوری: این کارها خود به خود انجام می‌‌گیرد.
۲- کارهای مهم و غیر فوری: این دسته کارهایی هستند که افراد موفق و ناموفق را از هم جدا می‌‌کنند و معمولا افراد ناموفق آن را به تعویق می‌‌اندازند.
۳- کارهای فوری و غیر مهم: این کارها در جهت اهداف انسان نیستند اما انجام می‌‌شود.
۴- کارهای کم اهمیت و غیر ضروری: بعضی افراد به خاطر ناتوانی در انجام کارهای مهم و فوری ( گاهی برای تفنن و گاهی برای فرار از تمرکز حواس ) خود را به این کارها سرگرم می‌‌کنند.

موفقیت در مدیریت صحیح زمان وابسته به انتخاب بین کارهای مهم و غیر مهم است، پس برای موفقیت تحصیلی:

۱- از کارهای غیر مهم صرف نظر کنید.
۲- کارها را اولویت بندی کنید.
۳- راهزنان وقت را بشناسید.
۴- راههای ایجاد وقت را یاد بگیرید.

راهزنان وقت:

۱- صحبتهای کم اهمیت
۲- میهمانان ناخوانده
۳- مطالعه مطالب کم اهمیت و غیرضروری
۴- روشهای غیر صحیح و عادات نادرست مطالعه
۵- تلفنهای مزاحم و غیر ضروری
۶- نداشتن انضباط کاری
۷- سستی و بی ارادگی در تصمیم گیری
۸- دوباره کاری
۹- ناتوانی " نه " گفتن به خواسته های نابجا
۱۰ - نداشتن تمرکز حواس
۱۱- عادت امروز و فردا کردن
۱۲- ترس از شکست

راههای ایجاد وقت:

۱- زنده کردن وقت مرده ( مثل زمانهایی که در انتظار هستیم، زمانی که در اتوبوس می‌‌گذرد و ... )
2- انجام کارها به طور همزمان
3- تنظیم کردن وقت خواب
4- کنترل بیشتر روی وقت تفریح
5- نه گفتن به درخواست های غیر مهم
6- عقب انداختن کارهای غیر مهم

منبع : saeidkhanjani.blogfa.com